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海運出口必看!貨代操作最全流程,值得收藏!

發表時間:2020-01-13 15:00

昨天,我們跟大家分享了外貿出口操作全流程,今天再來一起學習下貨代操作全流程吧。


整箱貨(非危險品)海運出口流程大概流程如下:


攬貨→詢價→訂艙→接受托運申請→訂艙確認→排載→發放空箱→裝箱→進場→邊檢→申報→報檢→報關→配載(裝船計劃)→審提單→船東確認費用→預借購付匯聯→繳交一切費用→簽單→向貨主催款→貨主確認并支付錢款→開具商業發票→放單/做電放/做SEAWAYBILL


(一)攬貨→詢價→訂艙→接受托運申請→訂艙確認


一、業務員攬貨,接受貨主詢價


攬貨期間應向詢價貨主問明一些類別信息,如:

1、 發貨人

2、 收貨人

3、 通知人

4、 品名(中英文)

5、 目的港、中轉港

6、 柜型柜量,超重柜特殊說明(如為特種柜,則需詳細的貨物尺寸,長*寬*高,毛重,體積等,有時還需要更為詳細的貨物裝柜次序,及擺放示意圖。)各項型最大體積為:( 長*寬*高 ) 可裝體積, 可裝重量

1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT

1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT

1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38

1×45’GP=86CBM

(注:GP general purpose 普通箱;CBM cubic metre 立方米;MT metric ton 公噸 ;HC high cubic 高箱)

7、 危險品、冷凍貨特殊說明

8、 裝運期限(是否有信用證要求)

9、 配載要求(出船證等)

10、貨物交運日期以及交運方式

11、運費結算方式(預付、到付金額),是否第三地付款

12、是否指定船東

13、是否有要求申請目的港N天免柜期

14、提單簽發時是MB/L還是HB/L,是否第三地簽單


二、航線主管根據業務員所述要求向船公司詢價,爭取申請更低的價格,以供貨主選擇。


(Ⅰ)若直接與船東訂艙,則應注意以下幾點:1、 該船東是否有接至貨主所述之目的港

2、 是否可以接超重柜

3、 是直航船還是中轉船,在哪里中轉

4、 幾天可到達目的港

5、 該航次掛靠什么碼頭(廈門的海天、象嶼、國貿,島外的國際貨柜,嵩嶼,海潤,)

6、 該航次艙位是否緊張,是否可以保證艙位


(Ⅱ)若為指定船東,在必要時(如運價更低廉)可以通過第二家貨代進行訂艙,但是除注意的幾點與船東相同外,還應在訂艙前確認以下幾個方面:

1、 在出提單時,是否要改SHIPPER或其他資料

2、 在貨主有要求的情況下,是否可以申請N天目的港免柜期

3、 提單簽發時是MB/L還是HB/L

4、 是否可以保證艙位

(以上僅適用于海運費預付FREIGHT PREPAID)


三、航線主管與船東/貨代談妥運價,且貨主接受業務員報價后,簽署出口貨物代理委托書S/O(訂艙單),業務員便可訂艙,至文件部門打印一份無格式的托運單,并在上面標注明船期、運費、柜型柜量、及貨主的特殊要求、我司訂艙人電話,傳真等。托運單傳畢后,便可向船東催傳訂艙確認。


同時,業務員填寫完整的公司業務封皮,并標注清楚各項費用的成本數額拖車公司,報關行及其電話傳真。


四、航線主管取得船東回復的訂艙確認后,在封皮上補上提單號、船名航次,交由OP操作


五、突發情況的處理方法


1、由于貨主原因要求更換到下一航次將原先訂艙的確認回傳通知船東退載該票,并重新訂下一航次的艙位,若運價有所變動應及時告知業務員,與貨主協商。


2、貨主要求申請目的港10~14天免柜期與船東聯系,確定可以申請到免柜期的具體天數N,并出具一份申請目的港N天免柜期的申請書(加蓋提單上SHOPPER公章),FAX給船東。再由其向目的港申請,直到確認。


3、非危說明如若貨物品名為化學物品,但是非危險品,而船東有要求說明,則需出具非危險品說明, 加蓋提單上SHOPPER公章。


4、提柜后,船東換船或貨主要求換船憑原訂艙確認向船東退載,重新訂艙,取得新訂艙確認,并向船東出具一份套柜申請,加蓋貨代公章。注明原資料的船名航次(MV。)、提單號(OB/L)、啟運港/目的港(POL/POD)、集裝箱號/柜型(CNTR#)需套柜至新船名航次、新提單號。


(二)排載→發放空箱→裝箱→進場→邊檢


一、排載


1、OP根據貨主提供的資料刷出集裝箱貨物托運單(排載單),排載單共九聯:


第一聯:貨主留底

第二聯:船代留底 (加蓋訂艙貨代業務章 打上貨主船代處的代碼)

第三聯:運費通知

第四聯:運費通知

第五聯:提箱申請書 (加蓋訂艙貨代業務章)

第六聯:裝箱單、場站收據副本 (貨柜進碼頭后蓋碼頭進場章)

第六聯附頁:繳納出口貨物港務費申請書 (注明場裝或拖裝的費用,以便向貨主收款及財務對帳)

第七聯:場站收據副本、大副聯

第八聯:場站收據

第九聯:貨代留底 (加蓋訂艙貨代業務章)


2、若所出口的貨物為食品類,在打印排載單的同時,打印一張已加蓋碼頭進場章的排載單第六聯,填上進場日期,傳真給報關行以供換取通關單。


3、訂艙確認

取排載單2~9聯和訂艙確認交由外勤至各船代處進行排載

排載后船代收取第2聯,并在第5、6、7、8聯上加蓋排載單證章。


◆另外


A、中遠海網上訂艙,與船東口頭確認運價后,在中遠海網站上登陸公司用戶名及密碼后,錄入托單內容等,并在附加說明中標注訂艙人員的電話,傳真及“預借6、7、8聯”字樣。發送后,會先經過審核后才會配船,配船后就可以直接打印已確認的訂艙單,不必排載。


B、SITC的訂艙操作則更有所不同:

▲ 日本線 可以根據SITC的SALES給我司的提單號編排方式編提單號,并依照船期表上的船名航次繕制托運單及排載單1~9聯,不需要SITC的訂艙確認即可排載。但需將排載單1聯FAX至SITC,以示訂艙,若艙位緊張,則SITC會另行通知。

▲其他航線 若船舶非SITC的,則SITC會傳來訂艙確認,應至支線船東處排載。若為SITC的船舶,則直接排載!


二、提取空箱裝貨 進場 邊檢


Ⅰ、拖裝

①排載單第五聯(加蓋訂艙貨代業務章)

②訂艙確認

①+② 從船代處取得

③裝箱單(凍柜要二張裝箱單/柜,要注明溫度及凍柜標字"12F)海滄碼頭免裝箱單

④拖柜交接單,注明拖柜時間、地點、聯系人、電話 (若SHIPPER有特殊要求如車架一定要20架,裝食品的需做柜檢,木制品需做熏蒸等等,也應一并告知。)

⑤設備交接單 后至指定堆場提柜

依據④至貨主指定地裝貨,貨柜到達后,由貨主自行裝柜,封好封簽后,再由拖車公司憑③+⑤拖柜進碼頭

⑥六聯附頁 留底作為港務費結算聯

** OP跟蹤拖柜情況,取得柜號和封簽,并與船東貨主核對,特別是一家貨主同出好幾票貨時一定要和貨主核對正確。另外在貨柜進場后,還可以登陸碼頭的門戶網站查詢船東、柜型、封簽等。


Ⅱ、場裝

①事先通知堆場安排場裝計劃,與貨主確定場裝時間,傳真一份進倉圖給貨主(附上OP的電話傳真)

②取得設備交接單

③貨主將貨物運至堆場前,堆場應將柜子吊好

④填寫場裝計劃,注明裝柜時間、聯系人、電話 (若SHIPPER有特殊要求如車架一定要20架,裝食品的需做柜檢、木制品需做熏蒸等等,也應一并告知。)

⑤若場裝完畢,應向貨主求證是否已將貨物裝滿可以將貨柜拖進碼頭。

⑥若貨柜可進場,取得柜號和封簽并與碼頭核對。

Ⅲ、貨柜進場后,安排外勤至碼頭蓋進場章(蓋排載單第6聯上)。


三、邊檢

1、 若所排船舶是直行美國、日本、韓國、臺灣的均需在開航前兩天內填寫邊檢單至邊檢查站,放行后連同已放行的6、7、8聯送至碼頭。

2、 若邊檢查驗(與海關差不多做法一樣),但若是場裝的可至堆場找理貨蓋章,再去邊防站放行。


四、對集裝箱的特殊要求

1、柜檢柜(一般出口貨物為食品類才需要),應盡早通知協檢員預計拖裝或者場裝的時間,傳真排載單以便安排柜檢計劃。柜檢大約需要半個工作日, 協檢員填寫 (包括以下有效內容:報檢編號、箱號、規格、溫度、檢驗評定、協檢員簽章、檢驗員簽章,并加蓋貨代公章)向商檢局提出申請,至指定堆場自檢合格的集裝箱處進行集裝箱適載檢驗。檢驗合格后,由商檢局出具中華人民共和國出入境檢驗檢疫集裝箱檢驗檢疫合格單(簡稱柜檢單),其中正本交給報關行以供換取通關單,副本上加蓋“本聯供產地檢驗檢疫機構查驗集裝箱和存檔之用”,由業務員交還貨主。協檢員在一編號內的柜檢單發放完畢后,填寫出境集裝箱裝載貨物登記表后,審核蓋章送商檢局核銷。


2、若貨物為運往歐洲等國家的木制品或貨物所使用的是木質托盤、木制包裝,則應經過熏蒸,這是目的港的要求。熏蒸前,先確定貨主的貨物是否備齊,提前拖柜或場裝準備熏蒸。

所需熏蒸材料有:

①輸歐貨物木質包裝材料聲明(公章)

②報檢委托書(公章)

③一份由貨主出具的委托報檢保函(公章)

④貨物發票(公章)

⑤貨物裝箱清單(公章)

⑥如果由于天氣原因,貨物的外包裝被淋濕,可能導致標識加蓋不清,又因交貨時間緊迫,需在規定時間內加蓋標識并熏蒸,故出具一份保函以備熏蒸。

* 材料交給報關行后,由報關行向商檢局預約熏蒸。熏蒸時間為24小時,熏蒸后取得由商檢局印發的熏蒸證書。由于熏蒸時間較長,放氣后方可進場、申報、報關,故應提前作安排。


五、突發情況的處理方法


1、建立客戶代碼申請書

若貨主在船代處無客戶代碼,則填寫建立客戶代碼申請書,加蓋排載單上SHOPPER公章,至船代處申請添加代碼即可。


2、排載后貨主更改柜型柜量

更改船名、航次、提單號、箱主、箱型、尺寸、用箱數量等,先到出口排載部門更改確認后到箱管部辦理相應更改手續。更改提箱和回箱地點,直接到箱管部辦理。


3、退載

⑴ 一切排載后的貨物都產生¥50的訂艙費需支付。

⑵ 領取設備交接單后未到堆場提箱,因故退載,需持全套設備交接單到船代辦理退載

⑶ 貨物因故退載而提柜后重箱尚未進入碼頭,持設備交接單的進場聯到船代處辦理退載手續,并及時將所提空箱返回指定堆場。退載后的空箱未經許可,不可擅自改用他票出口或擅自截留(改用他票需出具套柜保函)。否則,由此引起的錯用箱、損失和相關費用將由責任方承擔。


4、在提柜時,沒有拖車拖柜

⑴ 先與貨主取得聯系,是否可以將拖裝時間稍做推遲。

⑵ 若時間急迫,則臨時安排另一家拖車公司前去拖柜延遲進場。


5、拖車至堆場提柜時,堆場卻沒有需要的貨柜

A、馬上與船東聯系,詢問其他堆場是否還有該船東的貨柜

B、至船代處更改設備交接單(正常上班時間)

C、若非正常上班時間拖柜:

①船東確認貨柜所在堆場后,出具一份借柜確認

②借柜貨代填寫借柜保函,加蓋貨代章。(顯示柜型柜量和船東)若為凍柜,則還應描述通風口和溫度;若為柜檢柜,則直接調用已柜檢合格的集裝箱。


6、提柜后,由于貨物無法備齊,貨主要求推遲一個航次

已經提柜后而推遲出口時間,應根據船公司的船期用箱時間表,合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限,將依照有關規定征收集裝箱超期使用費。


7、因貨主原因來不及按時進場,申請延遲進場

及時與船東聯系,并告知預計進場時間,船東向海關監管的碼頭申請,并附上延遲進場申請注明船名、航次、提單號、箱號、卸貨港、交貨地點等(加蓋貨代章)


(三)申報→報檢→報關→配載(裝船計劃)


一、申報(核對資料→進行申報)在裝貨的同時應催討報關資料,以便及時報關。時刻注意截進場、截投單、截報關、截放行的時間。


報關資料有:

1 、必要單證 : ①貨物發票(公章)②貨物裝箱清單(公章)③代理報關委托書(公章) 白聯 海關留存 黃聯 被委托方留存(報關行)紅聯 委托方留存 (貨主)④出口收匯核銷單 存根+核銷單+出口退稅專用⑤合同(一般貿易才有)⑥通關單(商檢)

2、其他單證(若有則需提供): ①出口許可證②免稅證明③商檢證明④產地證明⑤口麥 頭 副 頁⑥信用證副本*OP在取得報關資料后,應先將其與先前的排載資料做核對,檢查是否有做更改,若有更改則應填寫開航前更改,并重新打印一份新排載單2、6、7、8、9聯及裝箱單以供申報。**若通過第二家貨代訂艙,則由其負責排載,排載后,該貨代會將排載單5、6、7、8聯進行交接,并附上一份空白的開航前更改(貨代章)和空白的排載單2、9聯(貨代章)以供申報。將①排載,蓋進場章后的排載單6、7、8、9聯②新打印的供申報報關的2、6、7、8、9聯(打印上柜號、封簽) ③開航前更改(貨代章) ④正確的裝箱單(有柜號、封簽) ? ? ? ?交由外勤至船代處申報 若排載資料在申報時無更改,則不需要刷新的2,6,7,8,9聯和開航前更改。 此時船代會收取第2、9聯,并在6、8聯上加蓋申報專用章


二、報檢

是為獲得因海關監管要求出口貨物報關時需要由出入境檢驗檢疫局提供貨物經檢驗后同意出口的通關單。


1、如果出口商品為國家規定需要做商檢的物品,則需要貨主提供有關報檢換單的相關單證。報關行提供發貨人的發票、裝箱單、銷售合同,以及柜檢單、報檢委托書和一份已蓋完進場章的排載單copy件,委托報關行辦理換通關單手續。報關時,報關單必須與報關資料一起遞交海關。2、查驗遇到換通關單商檢查驗時(技術查驗/隨機查驗),必須通過報關行到商檢局預約查驗。被查驗的貨物不需要進碼頭,只需貨物裝柜完畢,就可以有現場直接帶商檢局的驗貨人到現場查驗就可以了。此時的查驗主要是針對貨物的包裝性能和生產批號。查驗可以后,就可以換出通關單據。3、外地貨主在廈出口需報檢的應由當地檢驗疫局,出具的換證憑單在廈報檢。


三、報關

1、 申報后將6,7,8聯及報關資料轉交給報關行報關。

2、 報關行憑OP轉交的整套報關資料,先打出報關單,并進行報關單預錄入。申報數據錄入電子計算機,海關接收到后,才可以向海關正式遞交相關報關單證。


四、配載(裝船計劃)

貨物放行后應及時送碼頭配載;次環節一般由報關行操作,報關行將蓋有“海關放行章”的第6,7,8聯送到碼頭配載室。碼頭接收后,會在第8聯上蓋章,退回報關行,轉交給貨代在簽提單時使用,6,7兩聯留下。第7聯由碼頭轉交給出口船舶的大副,作為配載裝船的依據,而第6聯在船開后交給貨代留底。


五、有可能出現的情況


1、 由于船東爆艙,貨物被甩柜

⑴船東總是出于自身的考慮,在訂艙時多確認幾個艙位給訂艙貨代,以防止發貨人退載,而使該航次未滿載受損失。直到爆艙后無法承載,才進行甩柜。

⑵爆艙后船東及時通知公司航線主管貨柜被甩。一般情況下船東都會委托一間報關行統一做換載,各個船東有不同的要求,要看具體情況。

⑶OP至文件部按新船名、航次重打新的6、7、8聯和裝箱單

⑷將新的6,7,8聯排載后,用舊的8聯去碼頭換舊的6,7聯

⑸用新的6,7,8聯去蓋進場章

⑹最后將舊的6,7聯和新的6,7,8聯做統一換載


2、貨物蓋申報后,再次更改數據蓋完申報章后,一般不允許再次更改數據,如需更改則應當出示一份加蓋貨代公章的保函,注明發貨人,提單號,船名航次,開航日期及新舊數據。


3、船代已截排載,而貨物急需出口出具一份致船代的添載保函(加蓋貨代公章)交由報關行辦理,可以同時排載、申報、報關投單。


4、貨物超出目的港限重,無法進場出具一份致船東的保函說明一切后果由貨代承擔,并加蓋貨代公章。


5、起運港碼頭與提箱地點分別在島內或島外兩個不同的區域這對于拖車的費用有著至關重要的影響,注意產生新的過路過橋費。


6、貨柜已進場,但是由于特殊原因需要重箱出場重箱進入碼頭后,因故必須移出碼頭處理后重新進碼頭出口,或者移到另一碼頭出口,需提供發貨人/拖車公司的相關說明和海關的驗放資料、重新排載的托運單提箱聯等,到船代處辦理重箱移場手續。


(四)審提單→船東確認費用→預借購付匯聯→繳交一切費用→簽單


一、什么是提單

1、提單是指一種用以證明海上貨物運輸合同和貨物由承運人接管或裝船,以及承運人據以保證交付貨物的單證。它是收貨人提貨的憑證。


2、提單內容:

① 船名航次

② 提單號

③ 承運人名稱

④ 發貨人

⑤ 收貨人

⑥ 通知人

⑦ 裝貨港、卸貨港、轉運港

⑧ 貨物的名稱、標志、包裝、件數、重量、體積

⑨ 運費的支付條款

⑩ 提單簽發日期、地點、份數

*** 最重要的是 承運人或由其授權人的簽字或蓋章


二、 審單

1、核對、更改提單必須在船東指定的時間之前辦理,以免產生不必要的改單費用。

2、簽發提單或做電放,需要到船東或是指定的船代辦理,同時必須備齊第八聯和相關的保函,以及已付各項目費用的銀行付款水單(出具保函預借購付匯聯方可交納海運費USD)。同時,也可以憑水單開出已付費用的發票,交給財務記帳。


三、領單、電放、SEAWAYBILL


1、首先應及時去報關行將放行送后蓋有碼頭章的第八聯取回。


2、憑第四聯去船代交納單證費,若為預付,當貨主運費已付憑水單(本市正本,非本市可為副本但需貨代保函)和第四聯開出運費發票。


3、領單 (指領MASTER B/C)

① 領提單就是拿第八聯和單證費發票,運費發票(業務聯)去船代簽發提單

② 若提單內容與第八聯上的資料不同或者提單上需顯示一些特殊內容(如B/L上顯示非木包裝,ALSO NOTFY CLEAN BOARD)及船證等等)都需讓貨主提代正本保函,并讓船東確認同意,再加上貨代保函才能簽收提單。

③ 若貨主許倒簽提單提供的保函格式為外代規定格式,并一定應由船東確認同意再加上貨代保函。


注:領提單時間應等船開后,大副收據(第七聯)由船東拿回船代經核對后船代才會簽發提單,一般要等船開半天后才行,不過若船東自已可以簽發提單的,就可以在船開后就簽發單更改保函,只要貨主的就行。


4、電放

在貨物裝船、船公司簽發提單的情況下,收貨人必須交出一份經適當背書(dulyendorsed)的正本提單(在變更卸貨港時或在其它特殊情況下,通常應交出全套正本提單)(注:這是提單作為繳還證券的性質,即提單上請求提貨權利的實現必須以交還提單為要件),并且還應付清所有應支付費用,然后方能在卸貨港取得提貨單(DeliveryOrder,D/O),提取貨物。


當收貨人無法及時獲得提單,則通常是收貨人憑保證書換取提貨單后提貨(注:請區分航運實踐中通常使用的“保函”的概念和擔保法中“保證”的概念)。但是,船公司不能以保證書對抗第三人(持有提單的真正的收貨人),因為提單是承運人保證據以交付貨物的單證。提單中載明的向記名人交付貨物,或者按照指示人的指示交付貨物,或者向提單持有人交付貨物的條款,構成承運人據以交付貨物的保證。


為了使收貨人可以在某些無法及時取得提單、而船公司又不愿意憑保證書交付貨物的情況下能及時提取貨物,實踐中就產生了“電放”的做法。人們通常所說的“電放”是狹義上的概念,即托運人(發貨人)將貨物裝船后將承運人(或其代理人)所簽發的全套正本提單交回承運人(或其代理人),同時指定收貨人(非記名提單的情況下);承運人授權(通常是以電傳、電報等通訊方式通知)其在卸貨港的代理人,在收貨人不出具正本提單(已收回)的情況下交付貨物。


因此,“電放”的法律原理是:在承運人簽發提單的情況下,當收回提單時即可交付貨物(或簽發提貨單)。由于承運人收回提單的地點是在交付貨物(卸貨港)以外的地點(通常是在裝貨港),視其為特殊情況,所以收回全套正本提單。然而,目前有關的國際公約、各國的法律(如中國的海商法)和法規中均無“電放”的定義。


電放應由托運人提供書面申請或保函,在已簽發正本提單的情況下,則應收回全套正本提單后方能做電放。


5、SEAWAYBILL:基本上等同于電放,但是不是每個目的港都允許做SEAWAYBILL的。(一般不需費用)* 憑第八聯,單證費發票,海運費發票(附件)在加上貨主正本保函去船東辦理,交付電放費取的船東的電放通知。
四、催款:1:票結:票結客戶應該遵守見款放單的原則2:月結:月結客戶在開航后就可以直接放單給客戶。


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